Mä olen ammattiesiintyjänä kiertänyt satoja ja satoja tapahtumia, ja mä olen nähnyt paljon tapahtumia, jotka on järjestetty erinomaisesti. Olen nähnyt myös tapahtumia, jossa tapahtuman järjestäminen on hoidettu huonosti. Lisäksi olen nähnyt monia tilaisuuksia, joissa tapahtuman järjestäminen on hoidettu hyvin, mutta joissa yksittäiset asiat ovat menneet pieleen, ja ne ovat vaikuttaneet paljon juhlien tunnelmaan.
Tässä muutamia asioita, jotka on hyvä huomioida tapahtuman järjestämisessä, jos haluaa luoda aidosti miellyttävän tunnelman vieraille. Näin tapahtuman järjestäminen sujuu mutkattomasti ja vieraat lähtevät kotiin tyytyväisinä.
MIkäli tapahtumasi kaipaa hauskaa ja vuorovaikutteista ohjelmaa, tutustu tästä koomiseen taikuuteen ja mentalismiini, jota esitän lavashowna ja yleisön joukossa lähitaikuuden muodossa.
Ammattimainen ja luonteva esiintyjä. 10/10. Tällainen vaan iskee minuun.
Ensinnäkin on tärkeää keskittyä teknisiin asioihin tapahtuman järjestämisessä. Mikäli tapahtumassa on ohjelmaa lavalla, on erittäin tärkeää, että tekniikka toimii moitteettomasti. Tämä saattaa kuulostaa itsestäänselvyydeltä, mutta olen esiintynyt niin monessa tilaisuudessa, jossa teknikkaa pettää, että painotan tätä.
Vaikka käytössä olisi mikrofonit ja muut laitteet, jotka periaatteessa pitäisi toimia, monien tapahtumatilojen äänentoisto ei ole kovin laadukas. Tämä ongelma korostuu erityisesti pienemmissä tapahtumatiloissa, joissa äänentoistojärjestelmiä ei välttämättä osata käyttää oikein.
Tämän vuoksi on äärimmäisen tärkeää tarkistaa etukäteen, millainen äänentoisto tapahtumapaikalla on ja varmistaa, että henkilökunta osaa käyttää sitä oikein. Tämä voi estää monia ongelmia ja varmistaa, että tapahtuman järjestäminen sujuu ongelmitta.
Kun itse esiinnyn, mulla on melkein aina oma pieni äänentoistojärjestelmä mukana, mikäli paikan päällä ei ole jonkun ammattimaisen tapahtumafirman tuomaa äänentoistoa. Tämä järjestelmä riittää noin 100-150 hengen tilaisuuksiin. Teen tämän yksinkertaisesti siksi, että en luota hotellien yms. äänentoistoon. Kun tuon mukanani luotettavan äänentoiston, voin varmistaa, että kaikki toimii moitteettomasti.
Hyvin toimiva tekniikka on olennainen osa onnistunutta tapahtumaa ja auttaa luomaan miellyttävän kokemuksen vieraille. Kun nämä asiat on otettu huomioon, on helpompaa varmistaa, että tapahtumasta tulee menestys ja vieraat viihtyvät. Onnistuneen tapahtuman järjestäminen on huomattavasti helpompaa kun vieraat kuulevat mitä lavalla tapahtuu.
Monet puhujat luulevat, että heidän oma äänensä kuuluu hyvin ilman mikrofonia, mutta mikrofoni on paikalla syystä. Se ei ole ainoastaan äänen kuuluvuuden takia, vaan myös tuomassa tietynlaista uskottavuutta ja ammattimaisuutta esitykseen.
Kun ihminen puhuu kovaa, kuulostaa ääni erittäin kovalta omalle kohdalle, mutta kauempana istuville ei ääni usein kuulu. Varsinkin jos tapahtuma on suuremmassa tilassa tai ulkona, katoaa voimakas puheäänikin herkästi, eikä takarivi enää kuule mitä puhutaan. Kun puhe ei kuulu, ei yleisökään pysty keskittymään esitykseen.
Kun mikrofoni on käytössä, tulee sitä käyttää oikein. Usein kokemattomalle puhujalle voi olla helpompaa puhua mikrofoniin, joka on kiinni mikkiständissä, kuin että he pitävät mikrofonia itse kädessä. Kun puhujaa jännittää, alkaa mikki vispaamaan kädessä, mikä viestii yleisölle jännityksestä. Kun mikrofoni on ständissä, sujuu tapahtuman järjestäminen sujuvammin ja puhuja on tyytyväisempi lopputulokseen. Usein puhujan jännitys ei näy hyvin päälle päin, mutta tämmöiset tilanteet voivat sen viestiä.
Mikrofonin pitäminen kädessä helposti myös johtaa siihen että mikrofonia pitävä käsi laskee pikkuhiljaa, jolloin mikrofoni päätyy kauemmaksi ja kauemmaksi suusta kunnes se ei enää voimista ääntä ollenkaan.
Kun mikrofonin laittaa ständiin, voi sen laittaa siihen niin ettei se tule aivan kasvojen eteen, vaan osoittaa hiukan alhaalta ylös. Näin puhuja voi tuntea olonsa mukavammaksi mikrofoniin puhuessa. Hänelle on silti hyvä pohjustaa miten mikrofoniin puhutaan. Useimmiten mikrofoniin ei pysty puhumaan liian läheltä.
Jos käytössäsi on headset-mikrofoneja, ei puhujan tarvitse miettiä mikrofoniin puhumista, vaan kaikki hoituu itsestään sen jälkeen kun headset on saatu onnistuneesti viritettyä.
Headset-mikrofoneissa ei ole niin vahva ääni kuin kapulamikrofoneissa, mutta suurimmassa osassa tapahtumatiloista ne toimivat erittäin hyvin. Oikeastaan ainoat tilat, joissa headset-mikrofoni ei toimi kovin ovat ulkoilmateltat.
Herkemmissä headset-mikrofoneissa on hyvä huomioida että korvakorut voivat helposti osua mikrofoniin ja saada aikaan todella rasittavan sivuäänen. Osa headset mikrofoneista ei myöskään pysy niin hyvin päässä, jolloin ne ovat haastavia käyttää.
Halvat, usein mustat ja kookkaat headset-mikrofonit ovat yllättävän hyviä tilaisuuksiin, joissa kokemattomat puhujat käyttävät headset-mikrofonia. Nämä usein pysyvät hyvin päässä, eivätkä ole niin herkkiä häiriöille.
Toinen tärkeä huomio tapahtuman järjestämisessä liittyy äänentoiston kattavuuteen, erityisesti suuremmissa tilaisuuksissa. Usein kaiuttimet sijoitetaan vain lavan läheisyyteen etuosaan, mikä aiheuttaa sen, että ääni ei kanna tarpeeksi pitkälle tilaan. Olen monta kertaa esiintynyt paikoissa, joissa on käytetty pelkästään etuäänentoistoa, ja yleisö ei yksinkertaisesti kuule mitään enää 10-20 metrin päässä lavasta. Vaikka tämä saattaa kuulostaa harvinaiselta, se on tapahtunut minulle niin monta kertaa, että pidän sitä tärkeänä nostaa esiin. Suuren tapahtuman järjestäminen ilman toimivaa äänentoistoa ei ole mahdollista.
Tilaisuuksissa, joissa on paljon ihmisiä, on välttämätöntä, että äänentoisto kattaa koko tilan, ei pelkästään etuosan. Tämä vaatii yleensä ammattimaisempaa äänentoistojärjestelmää. Pelkän etuäänentoiston ongelma on myös se, että ääntä joudutaan soittamaan kaiuttimista erittäin kovalla volyymillä, mikä tekee äänenvoimakkuudesta liian korkean eturivissä oleville, mutta silti riittämättömän takaosassa oleville
Jos yleisö ei kuule, ei ole mitään tehtävissä tilanteen parantamiseksi, ja lavaohjelma jää korkeintaan kohtalaiseksi, koska vain pieni osa yleisöstä pystyy seuraamaan sitä. Vaikka tämä ei aina ole ongelma, kun se on, se voi käytännössä tuhota koko lavaohjelman
Tapahtuman järjestämisessä on siis kriittistä varmistaa, että äänentoisto on riittävä ja ammattimaisesti toteutettu, sillä muuten koko tapahtuma voi lässähtää.
Yksi usein unohdettu, mutta tärkeä osa tapahtuman järjestämistä on taustamusiikki ja volyymi, jolla se soitetaan. Ilman taustamusiikkia tilaisuus voi tuntua vieraille omituiselta ja itsetietoiselta. Taustamusiikki luo mukavan ilmapiirin ja tekee seurustelusta helpompaa, auttaen vieraita rentoutumaan ja nauttimaan muiden seurasta.
Taustamusiikin ei tarvitse olla mitään erityistä tai erikoista; riittää, että sitä on. Sen tarkoituksena on luoda pehmeä äänimatto keskustelujen taustalle, mikä parantaa tapahtuman yleistä tunnelmaa merkittävästi. Toisaalta tilaisuuteen tuo erityisen lisän se, että taustamusiikkia soittaa ammattimuusikko.
Tapahtumaa järjestettäessä on tärkeää myös kiinnittää huomiota siihen ettei taustamusiikki ole liian kovalla. Tämä on harvemmin ongelma tilaisuuksissa, joissa taustamusiikin soittaa DJ, mutta kun taustamusiikin soittaa livebändi, miksataan musiikki usein turhan kovalle.
Taustamusiikki on pieni, mutta erittäin vaikuttava osa onnistunutta tapahtuman järjestämistä. Se auttaa luomaan viihtyisän ja rentouttavan ympäristön, jossa vieraat voivat tuntea olonsa mukavaksi ja heittäytyä juhlintaan ja seurusteluun täysin rinnoin.
Yksi yleinen virhe tapahtuman järjestämisessä on liian tiukan aikataulun laatiminen. Tilaisuudet ovat aina live-tapahtumia, ja niitä voi suunnitella vain tiettyyn pisteeseen asti. Sen jälkeen on tärkeää antaa tilaisuuden rullata omalla painollaan. Tämä on huomattavasti helpompaa, kun aikataulut eivät ole liian tiukkoja.
Puheenvuorojen pituus on usein epävarmaa. Kokeneetkin puhujat saattavat aliarvioida tai yliarvioida oman puheensa keston. Tämä voi aiheuttaa aikataulun pettämisen, joten väljyys aikatauluissa antaa pelivaraa tapahtuman järjestämiseen. Väljät aikataulut eivät kuitenkaan ole haitaksi, sillä ne luovat tilaa seurustelulle. Lähes aina tilaisuuksien yksi päätavoitteista on tarjota vieraille mahdollisuus viettää aikaa ja tutustua muihin, jonka aikataulujen väljyys mahdollistaa.
Ammatilainen juontaja auttaa pitämään tilaisuuden aikataulussaan. Kun toimin itse juontajana, on mulle tärkeää seurata tapahtuman kulkua puhujien, esiintyjien ja cateringin kanssa, jotta pystyn ennakoimaan muutoksia, joita lähes aina live-tapahtumissa tulee. Tapahtuman järjestäminen on helpompaa ensimetreiltä asti juontajan kanssa, sillä osallistun suunnitteluun juontopalaverissa, ja voin antaa siinä ohjeita tapahtuman rytmittämiseen. Lue lisää juontamisestani täältä.
On hyvä pitää mielessä, että jos jokin asia aikataulussa heittää, se on usein catering tai keittiö. Olen nähnyt monia tilaisuuksia, joissa keittiö tai catering on armottomasti myöhässä. Tämä ei tarkoita, että ne olisivat aina myöhässä, sillä on myös paljon tilaisuuksia, joissa kaikki sujuu täysin aikataulussa. Kuitenkin ruoan myöhästyminen on aina riskitekijä, joka voi aiheuttaa aikataulullisia ongelmia, ja viivästyttää muita ohjelmanumeroita. Tämä on erityisen haastavaa silloin, kun tilaisuudessa on tarkkaan suunniteltu ohjelma, jossa jokaisella osuudella on tarkka aikansa. Tapahtuman järjestäminen muuttuu erittäin haastavaksi tiukalla aikataululla ja myöhästyneellä ruokailulla.
Tämän riskin vuoksi on tärkeää olla joustava ja varautua mahdollisiin viivästyksiin. Tapahtuman järjestäjänä kannattaa suunnitella tilaisuus siten, että aikataulussa on jonkin verran joustoa. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi sitä, että ruokailun ja ohjelman välissä on hieman ylimääräistä aikaa, jonka voi tarvittaessa täyttää seurustelulla tai esimerkiksi lähitaikuudella.
Tilaisuuden onnistumisen kannalta on tärkeää varmistaa, että keittiö ja catering ovat tietoisia aikataulun kriittisistä kohdista ja että heillä on riittävästi resursseja ja suunnitelmia mahdollisten viivästysten varalle. Hyvä kommunikaatio ja yhteistyö keittiön ja cateringin kanssa voivat vähentää riskejä ja auttaa varmistamaan, että kaikki sujuu suunnitelmien mukaan. Loppujen lopuksi joustava aikataulu ja varautuminen mahdollisiin viivästyksiin ovat avainasemassa onnistuneen tilaisuuden järjestämisessä.
Suomalaisten tapahtumien erityispiirre on se, että me syömme ruoat nopeasti. Tämä on hyvä pitää mielessä tapahtumaa järjestäessä, vaikka peräänkuulutankin tiettyä väljyyttä tilaisuuksien aikatauluissa. Jos ruokailuun on varattu pitkä aika, siihen saattaa jäädä hieman hassua luppoaikaa. Tällaisissa tilanteissa voi olla hyödyllistä tiivistää ohjelmaa lennosta. Tapahtuman järjestäminen on helpompaa jos paikalla on juontaja, sillä hän pystyy lukemaan tilannetta ja koordinoimaan ohjelmaa joustavasti ja tapahtuman järjestäjä voi nauttia rauhassa tilaisuudesta.
Ruokailun rytmittämiseen vaikuttaa myös se, onko ruoka tarjoiltu pöytiin vai onko kyseessä buffet-tyylinen ruokailu. Buffet-ruokailu on käytännössä aina nopeampi vaihtoehto. Tilaisuuden koko ja ruokapisteiden määrä vaikuttavat myös ruokailun nopeuteen. Jos tilaisuus on suuri ja buffetissa on vain muutama linjasto, tämä hidastaa selvästi ruokailua.
Pöytiin tarjoilun nopeus taas riippuu paljon catering-palvelun tehokkuudesta. Jos catering toimii sujuvasti, pöytiin tarjoilu voi olla nopeaa, mutta joskus se vie paljon aikaa. Tapahtuman järjestämisen kannalta haastavimmat tilanteet ruokailun suhteen johtuvat käytännössä aina siitä että catering tarjoilee liian hitaasti ruokia pöytiin.
Ruokailun aikana lähitaikuus toimii erinomaisena viihteenä. Buffet-tilanteessa osa vieraista hakee ruokaa nopeammin kuin toiset, ja osa jää pöytiin istumaan, kun muut vielä hakevat ruokaa. Lähitaikuus sopii hyvin tällaisiin väleihin, koska se ei vaadi koko yleisön huomiota. Pystyn liikkumaan tilassa ja esiintymään niille, jotka ovat jo syöneet tai odottavat vuoroaan.
Pöytiin tarjoilussa tilanne on samankaltainen. Vieraat odottavat annoksia eri aikoina, ja lähitaikuus toimii mukavana ja rentona ohjelmanumerona näille odottaville seurueille. Tämä joustava viihde auttaa pitämään vieraat viihdytettyinä ja luomaan rennon tunnelman ruokailun aikana.
Kun ruoka tarjoillaan pöytiin, on lähitaikuus erityisen hyvä vakuutus odottamista vastaan. Jos keittiö tarjoilee erikseen alkuruuan, pääruuan ja jälkiruuan, ja tekee tarjoilun hitaasti, jää ruokalajien väliin luppoaikaa. Tätä aikaa voi olla haastava täyttää lavaohjelmalla, mutta rennosti muun aikataulun mukana soljuva lähitaikuus istuu näihin hetkiin mainiosti.
Lähitaikuus on siis erinomainen tapa täyttää ruokailun välejä ja tehdä tapahtumasta miellyttävämpi kaikille osallistujille. Tapahtuman järjestäminen on sujuvampaa kun tällaiset pienet yksityiskohdat auttavat varmistamaan, että tilaisuus sujuu jouhevasti ja vieraat viihtyvät myös silloin kun aikataulussa odotetaan seuraavaa ohjelmaa.
Usein tapahtumaa järjestäessä unohtuu tapahtumaan saapuvat ihmiset saattavat myöhästyä hieman. Siksi ei kannata asettaa tiukkaa aikataulua, jossa ohjelman on alettava heti kutsun ilmoittamana aikana. Tämä johtaa usein siihen, että osa vieraista tulee myöhässä ja tilanne muuttuu hankalaksi: odotetaanko vielä myöhässä saapuvia vai aloitetaanko ohjelma?
Hyvä ratkaisu on ottaa käyttöön puskuriaika tilaisuuden alkuun ja tarjoilla samalla alkumaljat ja mahdollisesti myös alkupaloja. Tämä puskuriaika on myös loistava tilaisuus tarjota vieraille rentoa ja viihdyttävää ohjelmaa, kuten lähitaikuutta. Lähitaikuus, jota itsekin usein esitän, on erinomaista viihdettä, joka ei vaadi aikataulua. Kun vieraat saapuvat, lähitaikuri viihdyttää pienempiä seurueita, luoden heti alussa rennon ja hauskan tunnelman. Tämä auttaa toivottamaan ihmiset tervetulleiksi ja luomaan hyvän meiningin tilaisuuden alkuun.
Lähitaikuudessa seuraan tilannetta, ja piipahdan viihdyttämään niitä saapuvia seureita, jotka voisivat viihdettä tarvita. Muu porukka pystyy samalla rennosti seurustella. Lähitaikuuden erityinen piirre on, että se toimii erinomaisena maagisena jäänmurtajana. Kun ihmiset saapuvat tilaisuuteen, he saavat heti alkuun vaikuttavan ja mukaansatempaavan kokemuksen, jonka he voivat jakaa intiimisti muiden kanssa. Näin tapahtuman järjestäminen onnistuu luontevasti, sillä lähitaikuus luo vahvan, hauskan ja miellyttävän aloituksen juhlille, saaden vieraat tuntemaan olonsa tervetulleiksi ja jää varmasti mieleen.
Nykyään ei enää riitä, että yritystilaisuudessa ei ole lainkaan järjestettyä ohjelmaa. Tilaisuuden järjestäminen ammattimaisesti ja laadukkaalla ohjelmalla on nykypäivän standardi, ja se osoittaa vieraille, että heistä välitetään ja heitä arvostetaan. Tämä panostus kannattaa, sillä se jättää positiivisen ja pitkäkestoisen vaikutelman kaikille osallistujille ja vaikuttaa olennaisesti työviihtyvyyteen ja asiakassuhteisiin.
Kun ohjelmaa järjestetään, sortuu moni tapahtuman järjestäjä siihen että ohjelmaa on liikaa. Jos lavalla tapahtuu liikaa, yksittäiset ohjelmanumerot menettävät tehonsa. Itse suhtaudun taikuri-mentalisti-esityksiini niin, että mieluummin liian lyhyt kuin liian pitkä esitys. Tapahtuman järjestäjä saattaa ajatella maksavansa tietystä minuuttimäärästä, mutta todellisuudessa hän maksaa kokemuksesta. Tavoitteena on, että vieraat unohtavat ajankulun ja nauttivat esityksestä ilman kellon vilkuilua. Kun esityksen kulku huomataan, on esitys kestänyt liian pitkään.
Tapahtuman järjestämisessä on hyvä miettiä balanssia sen suhteen että kuinka suureen osaan ohjelmaa yleisö pystyy osallistumaan ja kuinka suurta osaa yleisö seuraa passiivisesti paikallaan. Mikäli ohjelma on lavalla tapahtuvaa ohjelmaa, joka ei osallista yleisöä, on hyvä olla tarkkana ettei tätä ole liikaa, sillä muuten yleisö tylsistyy.
Oma tapani tehdä taikuutta ja mentalismia lavashowssani on hyvin vuorovaikutteinen. Osallistan kaikkiin temppuihin avustajia yleisöstä. Näin esityksestä tulee mielenkiintoisempi ja aidosti yleisönsä näköinen. Vuorovaikutteista esitystä on myös kiinnostavampaa seurata yleisöstä käsin. Samasta syystä pyrin juontamaan mahdollisimman vuorovaikutteisesti, ja esimerkiksi toimitusjohtajan puheet tilaisuuksissa pyrin tekemään haastatteluina puheen sijaan.
Ammattiesiintyjä maksaa aina, joten parhaan diilin ohjelmalle saa tilaamalla samalta esiintyjältä monta ohjelmanumeroa. Osa bändeistä saattaa esittää eri tyyppistä musiikkia pitkin iltaa, ja itse tarjoan yhdistelmää lavashowsta ja lähitaikuudesta. Lavashow tarjoaa selkeän ohjelmanumeron, jota koko yleisö pääsee seuraamaan, kun taas lähitaikuudessa pystyn joustavasti viihdyttämään pienempiä seurueita esimerkiksi ruokailun tai kahvittelun lomassa. Mulle on järkevää myydä yhdistelmä ohjelmanumeroita, koska olen joka tapauksessa sitoutunut tulemaan tilaisuuteen, ja se että olen paikalla tunnin tai pari pidempään ei olennaisesti lisää omia kustannuksiani.
Tapahtuman järjestäminen on rennompaa kun mukana on ammattilainen juontaja, joka tietenkin tuo lisäkustannuksen tapahtuman järjestämiseen. Tapahtuman järjestämisessä ammattimainen juontaja on tärkeä, sillä hän varmistaa, että tilaisuus sujuu rennosti ja aikataulussa. Kun toimin juontajana, tarjoan taikova-juontaja pakettia, jossa yhdistänjuontoihini taikuutta. Voin juontojen lomaan tehdä lavashown ja siirtyä sopivassa välissä yleisön lomaan tekemään lähitaikuutta. Vaikka en ole halpa, on tämä on huomattavasti edullisempaa kuin erillisen juontajan palkkaaminen.
Kaikki ohjelmat eivät sovi kaikkiin tiloihin. Jos tilat ovat sokkeloisia ja yhtenäisen lavan rakentaminen on vaikeaa, kannattaa harkita ohjelmaa joka tapahtuu yleisön lomassa. Esimerkiksi lähitaikuus on erinomainen valinta tällaisiin tilaisuuksiin. Lähitaikuri voi liikkua vieraiden joukossa ja viihdyttää eri huoneissa olevia seurueita, mikä tuo tapahtumaan dynaamisuutta ja yllätyksellisyyttä.
Varsinkin haastavammissa tiloissa, joissa lavaohjelman järjestäminen on hankalaa, on tärkeää joko järjestää tila etukäteen siten, että näkyvyys lavalle on hyvä, tai vaihtoehtoisesti rajoittaa lavalla tapahtuvaa ohjelmaa. Toinen vaihtoehto on suunnitella ohjelma niin, että eri ohjelmanumerot esitetään eri tiloissa eri aikoihin. Tämä antaa vieraille mahdollisuuden valita, mitä ohjelmaa he haluavat seurata, ja liikkua vapaasti tilassa.
Esimerkiksi Helsingissä olen esiintynyt pari kertaa tilaisuuksissa, joissa koko Ravintola Teatteri on vuokrattu isolle yritykselle. Teatteri on monikerroksinen ja sokkeloinen, ja se sisältää useita eri tiloja, joten tapahtuman järjestäminen siellä ei ole helppoa. Näissä tilaisuuksissa lähitaikuus on toiminut erityisen hyvin, koska voin liikkua rennosti tilojen välillä ja viihdyttää pienempiä seurueitai. Lisäksi ohjelma on usein järjestetty siten, että eri esityksiä on eri tiloissa ja eri aikoihin. Vieraat voivat valita, mitä ohjelmaa he haluavat seurata, ja siirtyä tilasta toiseen aikataulun mukaisesti.
Yksi merkittävä virhe tapahtuman järjestämisessä on ohjelman sijoittaminen liian myöhään iltaan. Tämä ei johdu pelkästään alkoholin vaikutuksesta keskittymiskykyyn, vaan yleisesti siitä, että pitkän illan aikana ihmiset väsyvät ja heidän keskittymisensä herpaantuu. Perinteisissä iltatilaisuuksissa, jotka alkavat tervetuliaismaljalla ja jatkuvat alkupalan, pääruoan ja jälkiruoan kautta, on tärkeää ajoittaa keskittymistä vaativat ohjelmanumerot oikein.
Jos ohjelmanumerot sijoitetaan selvästi jälkiruoan jälkeen, vieraat eivät jaksa enää keskittyä, sillä he ovat jo istuneet pitkään paikallaan. Tässä vaiheessa tilanne on yleensä vapautuneempi, ja ihmiset ovat päässeet keskustelemaan keskenään. Tällöin on parempi antaa vieraiden seurustella ja liikkua vapaasti tilassa sen sijaan, että heidät yritetään koota takaisin seuraamaan ohjelmaa.
Tapahtumaa järjestäessä on hyvä sijoittaa keskittymistä vaativat ohjelmanumerot aikaisemmin iltaan. Hyvä aika on joko heti tilaisuuden alkupuolella tai ruokailun päätteeksi, juuri ennen jälkiruokaa tai sen aikana. On kriittistä, että jos halutaan esittää ohjelmaa jälkiruoan aikana, vieraita ei päästetä nousemaan pöydistä ennen esitystä.
Esimerkiksi, kun itse teen show’n yritysiltatilaisuuksissa tai muissa iltatilaisuuksissa, ajoitan esitykseni usein ennen jälkiruokaa tai sen aikana. Suomessa jälkiruoka syödään yleensä nopeasti, noin viidessä minuutissa. Aloitan ohjelman juuri silloin, kun vieraat ovat vielä pöydissä, mutta ovat jo melkein syöneet jälkiruokansa. Tällöin vieraat ovat rentoja ja hyvällä tuulella, mutta eivät ole vielä ehtineet nousta seisomaan ja hajaantua.
Tämä ajoitus mahdollistaa sen, että esitys sujuu energisesti ja yleisö on mukana. Jos ohjelma sijoitetaan liian myöhään, vieraat ovat jo hajaantuneet ja heidän kokoamisensa takaisin esitystä varten voi olla vaikeaa ja epämiellyttävää. Pääruoan jälkeen ja jälkiruoan lomassa on siis optimaalinen aika yhteiselle show’lle, jolloin kaikki voivat nauttia ohjelmasta parhaiten. Tämä varmistaa, että tilaisuudessa on hyvä meininki ja vieraat viihtyvät koko illan ajan. Oikein ajoitettu ohjelma tekee tapahtuman järjestämisestä huomattasti helpompaa.
