“Olit äärimmäisen ammattitaitoinen, positiivinen ja innostava juontaja tapahtumaan. Tässä yhteydessä voisikin hyvin käyttää lausahdusta “maaginen yhdistelmä!”
— Johanna Storck, tapahtumapäällikkö, Hoiva & Terveys Arena, Bonnier Business Forum
Viimeisen parin vuoden aikana tuskin kukaan on onnistunut välttymään etä- ja hybriditapahtumilta. Muistikuvat hermostuttavan huonolaatuisista etätapahtumista alkavat kuitenkin olla jo historiaa, sillä etäyhteydet ovat kehittyneet hurjaa vauhtia. Huolellisella suunnittelulla ja ammattimaisella otteella toteutetut virtuaalitapahtumat voivatkin olla erittäin onnistuneita ja mielenkiintoisia!
Pääsin itse todistamaan tätä, kun minua kysyttiin juontajaksi yhden päivän mittaiseen Hoiva & Terveys Arena –virtuaalitapahtumaan. Koska tapahtuma oli kokonaan englanninkielinen, oli luonnollisesti toivottavaa, että myös juontaja osaisi puhua sujuvasti englantia.
Hoiva & Terveys on digitaalinen uutispalvelu hoiva- ja terveysalalla työskenteleville päättäjille ja asiantuntijoille. Uutisoinnin lisäksi Hoiva & Terveys järjestää myös tapahtumia, kuten webinaareja, seminaareja ja erilaisia livetapahtumia. Kerran vuodessa järjestettävä Hoiva & Terveys Arena on yksi suurimmista tapahtumista: se kokoaa yhteen kaikki alan päättäjät, asiantuntijat, poliitikot, viranomaiset ja ammattilaiset verkostoitumaan sekä keskustelemaan ajankohtaisista aiheista. Puhujina tapahtumassa on kansainvälisiä ammattilaisia ja asiantuntijoita.
Juontaja heitettiin päivän mittaiseen virtuaalitapahtumaan, joka piti hoitaa englanniksi. Mikä on tapahtumapäällikön Johanna Storckin mielipide onnistumisesta?
“Päivä oli pitkä, mutta vedit aamusta asti loistavalla intensiteetillä, ensitervehdyksestä viimeiseen lauseeseen asti,” Johanna tiivistää tapahtuman tunnelmat. Juontajan työ ei rajoitu ainoastaan itse tapahtumaan, vaan etukäteen on pidettävä palavereja ja mietittävä juontojen käsikirjoitusta. “Homma sujui alusta lähtien todella hyvin. Teit juontojen käsikirjoitukset ammattimaisesti ja tulit innostuneena palavereihin. Olit aina positiivisella mielellä ja hoidit oman tonttisi moitteettomasti – minun ei tarvinnut huolehtia mistään. Tämähän on tietenkin tapahtumapäällikön unelma! Voisin huoletta jättää käsiisi minkä vain tapahtuman, sillä tietäisin, että sinun kanssasi homma toimii.”
“On haastavaa vetään englanniksi tällainen asiantuntijatapahtuma spesifillä sanastolla, mutta hoidit sen erinomaisesti!”
“Hyvä juontaja kannattelee koko tapahtumaa,” Johanna toteaa.
“Tilannetaju on myös tärkeää, hoksottimien täytyy toimia! Tapahtuman juontaja saa mielestäni olla vähän vekkulimainen, sillä osallistujathan ovat tulleet myös viihtymään. Ammattitaito ei suinkaan tarkoita sitä, että kaiken täytyisi olla jotenkin hirveän vakavaa. Osasit yhdistää positiivisen innostuksen, ammattitaidon ja hyvän mielen luomisen erittäin taidokkaasti. Kun mietitään, millainen ilmapiiri tapahtumaan halutaan luoda, juontaja on siinä erittäin isossa roolissa.“
Koronan myötä tehtiin valtava digiloikka, ja sen myötä myös etäyhteyksiltä vaaditaan nykyään paljon. Jos puheenvuorot kuuluvat huonosti ja kuvanlaatu on huono, kuulijan mielenkiinto katoaa yhtä nopeasti kuin pätkivä yhteyskin. Onnistunut virtuaalitapahtuma onkin monen asian summa ja se vaatii panostusta, aivan kuten livetapahtumankin järjestäminen.
Mitkä ovat tapahtumapäällikön mielestä tärkeimmät pointit etätapahtumaa suunnittelevalle?
“Virtuaalitapahtuman onnistuminen vaatii hyviä ammattilaisia, toimivaa tekniikka sekä tupla- tai jopa triplavarmistuksia kaikesta. Se, millainen juontaja tapahtumaan tulee, vaikuttaa tietenkin paljon tapahtuman tunnelmaan ja sujuvuuteen. Muutoksia tapahtuu aina ja niihin on osattava reagoida. Hyvä esimerkki tästä on se, että meidän tapahtumamme ensimmäinen puhuja ei meinannut päästä linjoille, mutta juontajan ja tekniikkapuolen nopean reaktiokyvyn sekä hyvän tiimityöskentelyn ansiosta kukaan osallistujista ei lopulta edes huomannut mitään. Kulisseissa kävi kuitenkin aika kova kuhina! Tärkeintä on kuitenkin, että tapahtuman osallistujat eivät huomaa taustalla tapahtuvia muutoksia tai haasteita,“ Johanna summaa.
“Karismaattinen ja hyvän tilannetajun omaava juontaja pystyy toiminnallaan pelastamaan paljon.”
Johanna kehottaa hyvään pohjatyöskentelyyn. “Ohjelma kannattaa suunnitella huolella. Kun osa puheenvuoroista on nauhoitettu ennakkoon, tarjoaa se vaihtelua katsojille ja hengähdystauon tuotantotiimille. Suosittelen vahvasti panostamaan myös visuaalisuuteen!”
Entä kuinka onnistuu verkostoituminen etätapahtumassa, kun tietokoneen äärellä istuessa spontaaneja keskusteluja ei pääse syntymään samalla tavalla kuin livetapahtumissa? Yksi vaihtoehto tähän ovat erityiset verkostoitumishuoneet – vaikka Johannakin myöntää olleensa aluksi skeptinen niitä kohtaan.
“Suosittelen kuitenkin kokeilemaan niitä. Oli jännittävää nähdä, kuka ruudun toisella puolella oli! Olimme varanneet 15 minuuttia verkostoitumiseen ja ajatuksena oli, että jokainen juttelisi speed dating –tyylisesti kolme minuuttia uuden henkilön kanssa. Jälkiviisaana voisin kuitenkin sanoa, että tälle voisi varata enemmänkin aikaa, sillä tuossa ajassa ehti vasta lämmitellä!”
Kaiken kaikkiaan tapahtumapäällikkö voi hyvillä mielin onnitella itseään sekä tiimiään, sillä tapahtumasta tuli runsaasti positiivista palautetta. “Saimme paljon kehuja visuaalisuudesta, ammattimaisuudesta ja tekniikan toimivuudesta. Mielestäni koko tapahtuma oli kaikin puolin upeasti vedetty: osallistujat viihtyivät, tekniikka oli kunnossa ja juontaja osasi asiansa erinomaisesti! ”
Johanna Storck, Hoiva & Terveys Arenan tapahtumapäällikkö seuraa tapahtumaa linjoilta.
Valokuvat on ottanut taitava Päivi Pirhonen https://www.valoherkka.fi/
